Vertrags Management im Informatik Bereich

Vertrags Management:

Um das „operative“ Geschäft innerhalb eines Informatik Betriebes und damit die IT Sourcingstrategie optimal zu gestalten, sind folgende Vertragsschwerpunkte zu berücksichtigen:

  • Sourcing Strategie
  • Service Katalog
  • Multi Provider Management
  • Service & Support Verträge
  • Infrastruktur Verträge
  • Applikations Management & Support Verträge
  • Software Lizenz Verträge
  • Finanzierung (OPEX/CAPEX) & Versicherung
sourcing-prozesse

Sourcing Strategie und Provider Management

Optimierung Service Leistungen und Service Katalog:

Je nach IT Strategie und Sourcing Schnitt der eingekauften oder erbrachten Service-Dienstleistungen kann die Vertragskonstruktion wesentlich optimiert, die Schnittstellen minimiert und die einzelnen Risiken verteilt respektive besser abgesichert werden.

  • Service Leistungen / Service Katalog
  • Schnittstellen
  • Risiko Management / Business Continuity Management
  • OPEX / CAPEX

Request for Proposal (RFP) Merkmale und Definitionen

Definition:

Der RFP (Request for Proposal) stellt eine  Anfrage eines Auftraggebers an potentielle Auftragnehmer im Rahmen einer Outsourcing Dienstleistung  gemäss den detaillierten Angaben zu Mengengerüsten, Services und Service Levels Agreement (SLA) sowie einen Terminplan des Projektes. 

Zusätzliche Infos sind in der DIN SPEC 1041 (Outsourcing technologieorientierter wissensintensiver Dienstleistungen) verfügbar.

Ziele RFP:

Anfrage an die im RFI Prozess selektierten Service Provider (Auftragnehmer) für die Abgabe eines verbindlichen Angebotes aufgrund der vorgegeben Anforderungen.

Sourcing Roadmap (RFI/RFP, Transition, Service Management)

Risiko bei IT Outsourcing Projekten

 

Merkmale:

Ein RFP solltet eine detaillierte Aufstellung der zu beziehenden Services (Servicekatalog)  beinhalten wie:

  • Servicekatalog inkl. Preisstruktur
  • Service Levels
  • Mengengerüste
  • Standorte
  • KPIs
  • Projekte
  • Terminplan
  • Regulatorische Auflagen (z.Bsp. GMP)
  • IT Governance
  • IT Security
  • Normen und Vorgaben (ISO 9000, ITIL V3, ISO 20000, ISO 27000, etc.)
  • IT Prozesse
  • Desaster Recovery
  • Reporting
  • Spezialitäten
Auf der Basis der eingereichten Angebote werden die entsprechenden Service Provider qualifiziert und als zukünftiger Outsourcingnehmer (Short List) gemäss den definierten Kriterien selektiert.
Mögliche Kriterien:
  • Positionieren des Service Provider
  • Fachkompetenzen
  • Referenzen
  • Erfüllungsgrad
  • Preise
  • etc..


Sourcing Prozesse overview

Übersicht der einzelnen Outsourcing Phasen und Aktivitäten:

  • PMO (Present Mode of Operation)
  • TMO (Transition Mode of Operation)
  • FMO (Future Mode of Operation)
Sourcing Phasen

Sourcing Phasen und Prozesse

Projekt Phasen /Projektlaufzeiten Transition/Transformation:

  • Projektphase TMO von 6 bis ca. 18 Monate Durchlaufzeit (je nach Projektumfang und Komplexität)

Aufgrund unseren Erfahrungen aus den realisierten Projekten muss bei der Transition/Transformation (TMO-Phase) je nach Scope des Projektes und dem Grade der ITIL Maturity des Kunden mit einer  Projektlaufzeit zwischen 6 bis 18 Monate gerechnet werden. In den meisten Fällen werde die Projekttermine zu optimistisch geschätzt, aber das ist nicht ein spezifisches Problem bei Outsourcing Projekten, sondern eher allgemeiner Natur (Humanfaktor) und auch durch Changes im Projektscope verursacht.

Milestones für Outsourcing Projekte:

  • Kick Off Sourcing Strategie
  • Baseline und Business Case (Assets, Mengen, Kosten, Verträge, Risk Management,interne Due Diligence)
  • RFP
  • Provider Selektion
  • Bewertung der Angebote
  • Short List Selektion
  • Verhandlungen (2 bis 3 Service Provider)
  • Due Diligence „Provider“
  • Vertrag
  • Sign Off Transition (inklusive Systemdokumentation, Betriebshandbuch)
  • Operation FMO

Pönale:

Es ist sinnvoll nicht nur die vereinbarten KPIs mit einer Pönale zu versehen, sondern auch das Transition Projekt entsprechen zu pönalisieren.

Beispiel:

Aktuelles Beispiel Flughafen Berlin Verzug (Mitte 2012 auf Anfang 2013?) für Inbetriebnahme von mindestens 6 Monate = Auswirkungen auf Umzug, Operation, Manpower und Kosten und vermutlich noch Rechtsansprüche von Airlines und Reisebüros wegen Verzug.

IT Sourcing Lifecycle Model

IT Sourcing Lifecycle Model

Das Sourcingmodell wird in die folgenden drei Haupt-Phasen unterteilt:

Sourcing Phasen für IT Outsourcing

ITO Sourcing Phasen

 

Phase 1 (Vorbereitung):

  • Sourcing Strategie
  • Roadmap
  • Entscheidungsfindung

Phase 2 (Ausschreibung und Verhandlung):

  • RFI
  • SLA und KPIs
  • RFP
  • Evaluation
  • Selektion Service Provider
  • Vertragsverhandlungen mit dem Service Provider über Cloud Service Modelle.

Phase 3 (Umsetzung):

  • Transition
  • ITIL Prozesse
  • Transfer Assets
  • Transfer Knowledge & Dokumentation
  • Transfer Lizenzen (je nach Sourcing)
  • Kündigung Wartung- und Supportverträge
  • Aufbau Systemlandschaft und Funktionalität

Technische Umsetzung der verhandelten Verträge, SLA und Servicekatalog in die vereinbarte Betriebsumgebung (z.B. virtueller Client). In der Transition Phase erfolgt meistens einen Release des Workplaces und die Bereinigung des Software Portfolio.

 

Ihre Beratung bei Sourcing Strategie, ITO-Verhandlungen und Transition Management durch 1×1 – Sourcing GmbH

1x1 Sourcing GmbH

IT Sourcing Lifecycle Model

IT Sourcing Lifecycle Model

Vertrags Strukturen