Sourcing Bewertungskriterien für Request for Proposal (RFP)

Bewertungskriterien RFP für die Sourcing Short List Selektion

Die Bewertungskriterien und der Prozess für die Bewertung müssen vor der Auswertung der einzelnen Angebote festgelegt werden und vom Steering Board genehmigt werden.

Mögliche Bewertugskriterien könnten sein:

Unternehmens-Strategie:

  • Abhängigkeit
  • Fachwissen, Branchen Know-how
  • Referenzen (Branchen, ITO Umfang)
  • Zertifizierungen (z. Bsp. ISO 20000 / ISO 27000)
  • Regulatorien (z.B PCI-DSS, GMP, etc.)
  • Business Requirements
  • Datenschutz
  • Datenhaltung (near Shore, off shore etc.)
  • Datenzugriff
  • Single- vs. Multi-Sourcing Ansatz
  • …weiter Kriterien je nach Art und Bedarf des jeweiligen Projektes

Finanzielle Kriterien

  • Kosten
  • Leistungstransparenz
  • Flexibilität bei der Preisstruktur
  • Projektkosten
  • Finanzierungsmodelle
  • ..

Personal:

  • Flexibilität
  • Qualifikationen respektive Fachkompetenzen des eingesetzten Personals
  • Transfer Personal
  • Fachwissen, Zertifizierungen

Technologie

  • Aktuelle Technologien
  • Zuverlässigkeit
  • Innovationen

Vertrag:

  • Vertragslaufzeiten
  • AGB
  • Datenschutz
  • Haftung
  • Audit
  • Beendigungs Management
  • Lizenz Management
  • Service Levels und KPIs
  • Bouns- Malus System

IT und Geschäftsprozesse:

  • Schnittstellen
  • Organisation (Betrieb & Projekt)
  • Audit
  • Reporting
  • Multiprovider Management

Die Gewichtung der einzelnen Kriterien werden nach dem Ansatz von Best Practice bei Outsourcing vorgenommen.

Cloud Sourcing Lifecycle Model

Sourcing Lifecycle Model

Das Sourcingmodell wird in die folgenden drei Haupt-Phasen unterteilt:

Phase 1 (Vorbereitung):

  • Sourcing Strategie
  • Roadmap
  • Entscheidungsfindung

Phase 2 (Ausschreibung und Verhandlung):

  • RFI
  • SLA und KPIs
  • RFP
  • Evaluation
  • Selektion Service Provider
  • Vertragsverhandlungen mit dem Service Provider über Cloud Service Modelle.

Phase 3 (Umsetzung):

Technische Umsetzung der verhandelten Verträge, SLA und Servicekatalog in die vereinbarte Betriebsumgebung (z.B. virtueller Client). In der Transition Phase erfolgt meistens einen Release des Workplaces und die Bereinigung des Software Portfolio.

IT Sourcing Lifecycle Model

IT Sourcing Lifecycle Model

Vertrags Strukturen

Vertrags Management im Informatik Bereich

Vertrags Management:

Um das „operative“ Geschäft innerhalb eines Informatik Betriebes und damit die IT Sourcingstrategie optimal zu gestalten, sind folgende Vertragsschwerpunkte zu berücksichtigen:

  • Sourcing Strategie
  • Service Katalog
  • Multi Provider Management
  • Service & Support Verträge
  • Infrastruktur Verträge
  • Applikations Management & Support Verträge
  • Software Lizenz Verträge
  • Finanzierung (OPEX/CAPEX) & Versicherung
sourcing-prozesse

Sourcing Strategie und Provider Management

Optimierung Service Leistungen und Service Katalog:

Je nach IT Strategie und Sourcing Schnitt der eingekauften oder erbrachten Service-Dienstleistungen kann die Vertragskonstruktion wesentlich optimiert, die Schnittstellen minimiert und die einzelnen Risiken verteilt respektive besser abgesichert werden.

  • Service Leistungen / Service Katalog
  • Schnittstellen
  • Risiko Management / Business Continuity Management
  • OPEX / CAPEX

Request for Information (RFI) Merkmale und Definitionen

Definition:

Der RFI (Request for Information) stellt eine unverbindliche Anfrage eines Auftraggebers an potentielle Auftragnehmer im Rahmen einer Outsourcing Dienstleistung  gemäss den vorgegebenen Anforderungen. 

Zusätzliche Infos sind in der DIN SPEC 1041 (Outsourcing technologieorientierter wissensintensiver Dienstleistungen) verfügbar.

Ziele RFI:

Anfrage und Evaluation potentieller Service Provider (Auftragnehmer).

Merkmale:

Ein RFI solltet kurz gehalten sein und das wesentliche beinhalten wie:

Teil Auftraggeber:

  • Vorstellung des Unternehmen
  • Umfang und Ziele des Projektes
  • Grobtermine
Teil Auftragnehmer:
  • Unternehmenszahlen, Tätigkeiten, Mengengerüste, Fachkompetenzen, Referenzen (Auftragnehmer)
  • Spezifischer Teil für die IT Sourcing Lösung und Grobterminplan
  • Qualifikationskriterien für die potentiellen Service Provider


Auf der Grundlage der Antworten zu dem RFI werden die entsprechenden Service Provider qualifiziert für die nächste Phase Request for Proposal (RFP) der Beschaffung.

Dienstleistungen für IT Sourcing und Provider-Management

IT – Outsourcing Beratung und Service Management ITIL V3/ Provider- und Supplier Management, ISO 20’000 / ISO 27’000 and Project Management, IT Leistungsverrechnung

 

 

 

Portfolio:

  • IT Sourcing- / Outsourcing Beratung
  • IT Due Diligence
  • Service Management (ITIL V3 und ISO 20’000)
  • Governance & Compliance
  • Service Level Management
  • Service Katalog
  • Betriebshandbuch
  • Provider- und Supplier Management
  • IT Security, ISO 27’000
  • IT Leistungsverrechnung (Kostenstellen, Kostenarten)
  • End to End Performance Monitoring (IT Systeme, Business Prozesse)
  • Transition- und Projektmanagement

ITO Sourcing Prozess „Due Diligence“

ITO Outsourcing Due Diligence Prozess und Aktivitäten:

In der Due Diligence Phase wird die IT Strategie für Outsourcing nochmals auf definierte Objekte validiert. Die Due Diligence fūr IT-Outsourcing kann im weitesten mit der IT Prüfung im Rahmen einer M&A verglichen werden

Grundsatz

Die Due Diligence soll endgültige Klarheit zum ITO Outsourcing Projekt geben.Es werden die Daten validiert der im RFP vorgegebenen Angaben zu der IT Architektur, Assets, Standorte und weiteren Angaben wie zum Bsp: Skills und Know-how.Eines der wichtigen Resultate sollte die Reduzierung der Ungenauigkeiten sowie die Reduktion der Risiken sein und auch das Aufzeigen von zukünftigen Chancen zur Optimierung des gesamten IT Betriebes.

Ziele:

Die Due Diligence hat das Ziel die Analyse der Angaben aus dem RFP (Vergangenheit und zukünftige Anforderungen) zu verifizieren.Vallidierung der im RFP vorgegebenen Angaben zu den installierten IT Systemen,Assets,Standorte und weiteren Angaben.

 

IT Due Diligence

Mōgliche Prüfungsobjekte in der ITO Due Diligence

  • Mengengerüste
  • Standorte
  • Assets
  • Spezialitäten / Komplexität / Datenströme
  • Software Release und Versionen
  • Verträge und Verpflichtungen sowie die Kündigungsfristen
  • Lizenzen
  • Risiken inkl. Business Continuity.Plan
  • Anforderungen (Servicedesk, Betriebszeiten,KPIs,etc)
  • Regulatorien
  • Governace und Compliance Anforderungen
  • IT-Prozesse,Best Practice (ITIL V3)
  • HR Themen (Ūbernahme Personal, Sozialversicherung)

Resultate

  • Aussage zum Angebot respektive ūber den RFP und den Abweichungen
  • Eventuell eine Revision des Angebotes im Bereich Funktionalität, Mengengerüste und Preise für Betrieb (OPEX) und Investitionen (CAPEX) sowie die Kosten für das Transitionprojekt
  • Aufzeigen von zusätzlichen Potentiale (Systeme,Kosten) für den zukünftigen IT Betrieb im Bezug auf das Outsourcing.

Sourcing Prozesse overview

Übersicht der einzelnen Outsourcing Phasen und Aktivitäten:

  • PMO (Present Mode of Operation)
  • TMO (Transition Mode of Operation)
  • FMO (Future Mode of Operation)
Sourcing Phasen

Sourcing Phasen und Prozesse

Projekt Phasen /Projektlaufzeiten Transition/Transformation:

  • Projektphase TMO von 6 bis ca. 18 Monate Durchlaufzeit (je nach Projektumfang und Komplexität)

Aufgrund unseren Erfahrungen aus den realisierten Projekten muss bei der Transition/Transformation (TMO-Phase) je nach Scope des Projektes und dem Grade der ITIL Maturity des Kunden mit einer  Projektlaufzeit zwischen 6 bis 18 Monate gerechnet werden. In den meisten Fällen werde die Projekttermine zu optimistisch geschätzt, aber das ist nicht ein spezifisches Problem bei Outsourcing Projekten, sondern eher allgemeiner Natur (Humanfaktor) und auch durch Changes im Projektscope verursacht.

Milestones für Outsourcing Projekte:

  • Kick Off Sourcing Strategie
  • Baseline und Business Case (Assets, Mengen, Kosten, Verträge, Risk Management,interne Due Diligence)
  • RFP
  • Provider Selektion
  • Bewertung der Angebote
  • Short List Selektion
  • Verhandlungen (2 bis 3 Service Provider)
  • Due Diligence „Provider“
  • Vertrag
  • Sign Off Transition (inklusive Systemdokumentation, Betriebshandbuch)
  • Operation FMO

Pönale:

Es ist sinnvoll nicht nur die vereinbarten KPIs mit einer Pönale zu versehen, sondern auch das Transition Projekt entsprechen zu pönalisieren.

Beispiel:

Aktuelles Beispiel Flughafen Berlin Verzug (Mitte 2012 auf Anfang 2013?) für Inbetriebnahme von mindestens 6 Monate = Auswirkungen auf Umzug, Operation, Manpower und Kosten und vermutlich noch Rechtsansprüche von Airlines und Reisebüros wegen Verzug.