Sourcing Bewertungskriterien für Request for Proposal (RFP)

Bewertungskriterien RFP für die Sourcing Short List Selektion

Die Bewertungskriterien und der Prozess für die Bewertung müssen vor der Auswertung der einzelnen Angebote festgelegt werden und vom Steering Board genehmigt werden.

Mögliche Bewertugskriterien könnten sein:

Unternehmens-Strategie:

  • Abhängigkeit
  • Fachwissen, Branchen Know-how
  • Referenzen (Branchen, ITO Umfang)
  • Zertifizierungen (z. Bsp. ISO 20000 / ISO 27000)
  • Regulatorien (z.B PCI-DSS, GMP, etc.)
  • Business Requirements
  • Datenschutz
  • Datenhaltung (near Shore, off shore etc.)
  • Datenzugriff
  • Single- vs. Multi-Sourcing Ansatz
  • …weiter Kriterien je nach Art und Bedarf des jeweiligen Projektes

Finanzielle Kriterien

  • Kosten
  • Leistungstransparenz
  • Flexibilität bei der Preisstruktur
  • Projektkosten
  • Finanzierungsmodelle
  • ..

Personal:

  • Flexibilität
  • Qualifikationen respektive Fachkompetenzen des eingesetzten Personals
  • Transfer Personal
  • Fachwissen, Zertifizierungen

Technologie

  • Aktuelle Technologien
  • Zuverlässigkeit
  • Innovationen

Vertrag:

  • Vertragslaufzeiten
  • AGB
  • Datenschutz
  • Haftung
  • Audit
  • Beendigungs Management
  • Lizenz Management
  • Service Levels und KPIs
  • Bouns- Malus System

IT und Geschäftsprozesse:

  • Schnittstellen
  • Organisation (Betrieb & Projekt)
  • Audit
  • Reporting
  • Multiprovider Management

Die Gewichtung der einzelnen Kriterien werden nach dem Ansatz von Best Practice bei Outsourcing vorgenommen.

Vorteile bei IT Outsourcing in Kombination mit Cloud Services

Vorteile bei IT Sourcing:

Optimierung der Leistungen und Prozesse:

  • Steigerung der Service Erfüllung
    • Reifegrad für die betroffenen IT Services
  • Garantierte Service Levels und definierte KPIs
    • Definierter Leistungsumfang
  • Reporting der erbrachten Leistungen
  • Skalierbarkeit der Lösungen
    • Anpassungen an Mengen und kurzfristig benötigte Leistungen
  • Know How und Anzahl der Fachexperten
  • Reaktionszeiten
    • Zusätzliche System können innerhalb von Minuten zur Verfügung gestellt werden
  • Reifegrade bei den ITIL Prozesse
  • ITIL / ISO 20000 zertifizierter Service Provider

Businessumfeld:

  • Verringerung der Geschäftsrisiken
  • Verfügbarkeit von IT Fachpersonal
  • Reduktion der Fertigungstiefe in der IT
  • IT Prozesse (z.Bsp. Change Management)
  • IT Governance

Optimierungen:

  • Mengeneffekte
    • Bandbreite
    • Anzahl Anwender
    • Bedarfsschwankungen bei Mehr- respektive Mindermengen
  • CapEx vs OpEx (Verschiebung Investitionen nach Betriebskosten)
  • Personalkosten
  • Fachwissen (Breitere Abstützung auf mehrere Fachexperten)
  • Kostentransparenz
  • Servicekatalog
  • Effizienzsteigerung
  • ITIL Prozesse
  • Reporting

Risiko bei Outsourcing Projekten:

Risiko Sourcing Projekte
Risiko Sourcing Vorhaben

Cloud Sourcing Lifecycle Model

Sourcing Lifecycle Model

Das Sourcingmodell wird in die folgenden drei Haupt-Phasen unterteilt:

Phase 1 (Vorbereitung):

  • Sourcing Strategie
  • Roadmap
  • Entscheidungsfindung

Phase 2 (Ausschreibung und Verhandlung):

  • RFI
  • SLA und KPIs
  • RFP
  • Evaluation
  • Selektion Service Provider
  • Vertragsverhandlungen mit dem Service Provider über Cloud Service Modelle.

Phase 3 (Umsetzung):

Technische Umsetzung der verhandelten Verträge, SLA und Servicekatalog in die vereinbarte Betriebsumgebung (z.B. virtueller Client). In der Transition Phase erfolgt meistens einen Release des Workplaces und die Bereinigung des Software Portfolio.

IT Sourcing Lifecycle Model

IT Sourcing Lifecycle Model

Vertrags Strukturen

Vertrags Management im Informatik Bereich

Vertrags Management:

Um das „operative“ Geschäft innerhalb eines Informatik Betriebes und damit die IT Sourcingstrategie optimal zu gestalten, sind folgende Vertragsschwerpunkte zu berücksichtigen:

  • Sourcing Strategie
  • Service Katalog
  • Multi Provider Management
  • Service & Support Verträge
  • Infrastruktur Verträge
  • Applikations Management & Support Verträge
  • Software Lizenz Verträge
  • Finanzierung (OPEX/CAPEX) & Versicherung
sourcing-prozesse

Sourcing Strategie und Provider Management

Optimierung Service Leistungen und Service Katalog:

Je nach IT Strategie und Sourcing Schnitt der eingekauften oder erbrachten Service-Dienstleistungen kann die Vertragskonstruktion wesentlich optimiert, die Schnittstellen minimiert und die einzelnen Risiken verteilt respektive besser abgesichert werden.

  • Service Leistungen / Service Katalog
  • Schnittstellen
  • Risiko Management / Business Continuity Management
  • OPEX / CAPEX

Request for Proposal (RFP) Merkmale und Definitionen

Definition:

Der RFP (Request for Proposal) stellt eine  Anfrage eines Auftraggebers an potentielle Auftragnehmer im Rahmen einer Outsourcing Dienstleistung  gemäss den detaillierten Angaben zu Mengengerüsten, Services und Service Levels Agreement (SLA) sowie einen Terminplan des Projektes. 

Zusätzliche Infos sind in der DIN SPEC 1041 (Outsourcing technologieorientierter wissensintensiver Dienstleistungen) verfügbar.

Ziele RFP:

Anfrage an die im RFI Prozess selektierten Service Provider (Auftragnehmer) für die Abgabe eines verbindlichen Angebotes aufgrund der vorgegeben Anforderungen.

Sourcing Roadmap (RFI/RFP, Transition, Service Management)

Risiko bei IT Outsourcing Projekten

 

Merkmale:

Ein RFP solltet eine detaillierte Aufstellung der zu beziehenden Services (Servicekatalog)  beinhalten wie:

  • Servicekatalog inkl. Preisstruktur
  • Service Levels
  • Mengengerüste
  • Standorte
  • KPIs
  • Projekte
  • Terminplan
  • Regulatorische Auflagen (z.Bsp. GMP)
  • IT Governance
  • IT Security
  • Normen und Vorgaben (ISO 9000, ITIL V3, ISO 20000, ISO 27000, etc.)
  • IT Prozesse
  • Desaster Recovery
  • Reporting
  • Spezialitäten
Auf der Basis der eingereichten Angebote werden die entsprechenden Service Provider qualifiziert und als zukünftiger Outsourcingnehmer (Short List) gemäss den definierten Kriterien selektiert.
Mögliche Kriterien:
  • Positionieren des Service Provider
  • Fachkompetenzen
  • Referenzen
  • Erfüllungsgrad
  • Preise
  • etc..


Request for Information (RFI) Merkmale und Definitionen

Definition:

Der RFI (Request for Information) stellt eine unverbindliche Anfrage eines Auftraggebers an potentielle Auftragnehmer im Rahmen einer Outsourcing Dienstleistung  gemäss den vorgegebenen Anforderungen. 

Zusätzliche Infos sind in der DIN SPEC 1041 (Outsourcing technologieorientierter wissensintensiver Dienstleistungen) verfügbar.

Ziele RFI:

Anfrage und Evaluation potentieller Service Provider (Auftragnehmer).

Merkmale:

Ein RFI solltet kurz gehalten sein und das wesentliche beinhalten wie:

Teil Auftraggeber:

  • Vorstellung des Unternehmen
  • Umfang und Ziele des Projektes
  • Grobtermine
Teil Auftragnehmer:
  • Unternehmenszahlen, Tätigkeiten, Mengengerüste, Fachkompetenzen, Referenzen (Auftragnehmer)
  • Spezifischer Teil für die IT Sourcing Lösung und Grobterminplan
  • Qualifikationskriterien für die potentiellen Service Provider


Auf der Grundlage der Antworten zu dem RFI werden die entsprechenden Service Provider qualifiziert für die nächste Phase Request for Proposal (RFP) der Beschaffung.

ITO Baseline Budget

ITO Baseline Budget

Mit dem Baseline Budget sollen die gesamten Kosten (TCO) der IT betrachtet werden damit der Businesscase mit den Angeboten des Outsourcings gegenüber gestellt werden kann und die zukünftigen Einsparungen aufgezeigt werden.

Elemente:

  • Personalkosten inkl. Sozialversicherungen
  • Weiter- und Ausbildungskosten
  • Betriebskosten für Wartung und Support der Systeme
  • Wartungs- und Support Verträge
  • Mengengerüste
  • Lizenzkosten SW und Tools
  • Investitionen und Abschreibungen (Lifecycle)
  • Projektkosten für Erneuerungen respektive Ersatzbeschaffung (Lifecycle)
  • Facility Kosten (Rechenzentren & Raumkosten)
  • Kosten für Kommunikationsverbindungen
  • Externe Beratung / Unterstützung
  • Versicherung (Brand, Diebstahl etc.)
  • Projekte

Einflussfaktroren:

  • Service Levels
  • Betriebszeiten
  • Supportzeiten
  • Reaktionszeiten
  • Ausfallsicherheit
  • Backup Konzepte
  • Business Continuity Anforderungen
  • Standorte
  • Mengengerüste
  • Technologien
  • Lifecycle Workplace

 

Baseline Budget

Baseline Budget

Dienstleistungen für IT Sourcing und Provider-Management

IT – Outsourcing Beratung und Service Management ITIL V3/ Provider- und Supplier Management, ISO 20’000 / ISO 27’000 and Project Management, IT Leistungsverrechnung

 

 

 

Portfolio:

  • IT Sourcing- / Outsourcing Beratung
  • IT Due Diligence
  • Service Management (ITIL V3 und ISO 20’000)
  • Governance & Compliance
  • Service Level Management
  • Service Katalog
  • Betriebshandbuch
  • Provider- und Supplier Management
  • IT Security, ISO 27’000
  • IT Leistungsverrechnung (Kostenstellen, Kostenarten)
  • End to End Performance Monitoring (IT Systeme, Business Prozesse)
  • Transition- und Projektmanagement

ITO Sourcing Prozess „Due Diligence“

ITO Outsourcing Due Diligence Prozess und Aktivitäten:

In der Due Diligence Phase wird die IT Strategie für Outsourcing nochmals auf definierte Objekte validiert. Die Due Diligence fūr IT-Outsourcing kann im weitesten mit der IT Prüfung im Rahmen einer M&A verglichen werden

Grundsatz

Die Due Diligence soll endgültige Klarheit zum ITO Outsourcing Projekt geben.Es werden die Daten validiert der im RFP vorgegebenen Angaben zu der IT Architektur, Assets, Standorte und weiteren Angaben wie zum Bsp: Skills und Know-how.Eines der wichtigen Resultate sollte die Reduzierung der Ungenauigkeiten sowie die Reduktion der Risiken sein und auch das Aufzeigen von zukünftigen Chancen zur Optimierung des gesamten IT Betriebes.

Ziele:

Die Due Diligence hat das Ziel die Analyse der Angaben aus dem RFP (Vergangenheit und zukünftige Anforderungen) zu verifizieren.Vallidierung der im RFP vorgegebenen Angaben zu den installierten IT Systemen,Assets,Standorte und weiteren Angaben.

 

IT Due Diligence

Mōgliche Prüfungsobjekte in der ITO Due Diligence

  • Mengengerüste
  • Standorte
  • Assets
  • Spezialitäten / Komplexität / Datenströme
  • Software Release und Versionen
  • Verträge und Verpflichtungen sowie die Kündigungsfristen
  • Lizenzen
  • Risiken inkl. Business Continuity.Plan
  • Anforderungen (Servicedesk, Betriebszeiten,KPIs,etc)
  • Regulatorien
  • Governace und Compliance Anforderungen
  • IT-Prozesse,Best Practice (ITIL V3)
  • HR Themen (Ūbernahme Personal, Sozialversicherung)

Resultate

  • Aussage zum Angebot respektive ūber den RFP und den Abweichungen
  • Eventuell eine Revision des Angebotes im Bereich Funktionalität, Mengengerüste und Preise für Betrieb (OPEX) und Investitionen (CAPEX) sowie die Kosten für das Transitionprojekt
  • Aufzeigen von zusätzlichen Potentiale (Systeme,Kosten) für den zukünftigen IT Betrieb im Bezug auf das Outsourcing.