ITO Baseline Budget

ITO Baseline Budget

Mit dem Baseline Budget sollen die gesamten Kosten (TCO) der IT betrachtet werden damit der Businesscase mit den Angeboten des Outsourcings gegenüber gestellt werden kann und die zukünftigen Einsparungen aufgezeigt werden.

Elemente:

  • Personalkosten inkl. Sozialversicherungen
  • Weiter- und Ausbildungskosten
  • Betriebskosten für Wartung und Support der Systeme
  • Wartungs- und Support Verträge
  • Mengengerüste
  • Lizenzkosten SW und Tools
  • Investitionen und Abschreibungen (Lifecycle)
  • Projektkosten für Erneuerungen respektive Ersatzbeschaffung (Lifecycle)
  • Facility Kosten (Rechenzentren & Raumkosten)
  • Kosten für Kommunikationsverbindungen
  • Externe Beratung / Unterstützung
  • Versicherung (Brand, Diebstahl etc.)
  • Projekte

Einflussfaktroren:

  • Service Levels
  • Betriebszeiten
  • Supportzeiten
  • Reaktionszeiten
  • Ausfallsicherheit
  • Backup Konzepte
  • Business Continuity Anforderungen
  • Standorte
  • Mengengerüste
  • Technologien
  • Lifecycle Workplace

 

Baseline Budget

Baseline Budget

Dienstleistungen für IT Sourcing und Provider-Management

IT – Outsourcing Beratung und Service Management ITIL V3/ Provider- und Supplier Management, ISO 20’000 / ISO 27’000 and Project Management, IT Leistungsverrechnung

 

 

 

Portfolio:

  • IT Sourcing- / Outsourcing Beratung
  • IT Due Diligence
  • Service Management (ITIL V3 und ISO 20’000)
  • Governance & Compliance
  • Service Level Management
  • Service Katalog
  • Betriebshandbuch
  • Provider- und Supplier Management
  • IT Security, ISO 27’000
  • IT Leistungsverrechnung (Kostenstellen, Kostenarten)
  • End to End Performance Monitoring (IT Systeme, Business Prozesse)
  • Transition- und Projektmanagement

ITO Sourcing Prozess „Due Diligence“

ITO Outsourcing Due Diligence Prozess und Aktivitäten:

In der Due Diligence Phase wird die IT Strategie für Outsourcing nochmals auf definierte Objekte validiert. Die Due Diligence fūr IT-Outsourcing kann im weitesten mit der IT Prüfung im Rahmen einer M&A verglichen werden

Grundsatz

Die Due Diligence soll endgültige Klarheit zum ITO Outsourcing Projekt geben.Es werden die Daten validiert der im RFP vorgegebenen Angaben zu der IT Architektur, Assets, Standorte und weiteren Angaben wie zum Bsp: Skills und Know-how.Eines der wichtigen Resultate sollte die Reduzierung der Ungenauigkeiten sowie die Reduktion der Risiken sein und auch das Aufzeigen von zukünftigen Chancen zur Optimierung des gesamten IT Betriebes.

Ziele:

Die Due Diligence hat das Ziel die Analyse der Angaben aus dem RFP (Vergangenheit und zukünftige Anforderungen) zu verifizieren.Vallidierung der im RFP vorgegebenen Angaben zu den installierten IT Systemen,Assets,Standorte und weiteren Angaben.

 

IT Due Diligence

Mōgliche Prüfungsobjekte in der ITO Due Diligence

  • Mengengerüste
  • Standorte
  • Assets
  • Spezialitäten / Komplexität / Datenströme
  • Software Release und Versionen
  • Verträge und Verpflichtungen sowie die Kündigungsfristen
  • Lizenzen
  • Risiken inkl. Business Continuity.Plan
  • Anforderungen (Servicedesk, Betriebszeiten,KPIs,etc)
  • Regulatorien
  • Governace und Compliance Anforderungen
  • IT-Prozesse,Best Practice (ITIL V3)
  • HR Themen (Ūbernahme Personal, Sozialversicherung)

Resultate

  • Aussage zum Angebot respektive ūber den RFP und den Abweichungen
  • Eventuell eine Revision des Angebotes im Bereich Funktionalität, Mengengerüste und Preise für Betrieb (OPEX) und Investitionen (CAPEX) sowie die Kosten für das Transitionprojekt
  • Aufzeigen von zusätzlichen Potentiale (Systeme,Kosten) für den zukünftigen IT Betrieb im Bezug auf das Outsourcing.

Sourcing Prozesse overview

Übersicht der einzelnen Outsourcing Phasen und Aktivitäten:

  • PMO (Present Mode of Operation)
  • TMO (Transition Mode of Operation)
  • FMO (Future Mode of Operation)
Sourcing Phasen

Sourcing Phasen und Prozesse

Projekt Phasen /Projektlaufzeiten Transition/Transformation:

  • Projektphase TMO von 6 bis ca. 18 Monate Durchlaufzeit (je nach Projektumfang und Komplexität)

Aufgrund unseren Erfahrungen aus den realisierten Projekten muss bei der Transition/Transformation (TMO-Phase) je nach Scope des Projektes und dem Grade der ITIL Maturity des Kunden mit einer  Projektlaufzeit zwischen 6 bis 18 Monate gerechnet werden. In den meisten Fällen werde die Projekttermine zu optimistisch geschätzt, aber das ist nicht ein spezifisches Problem bei Outsourcing Projekten, sondern eher allgemeiner Natur (Humanfaktor) und auch durch Changes im Projektscope verursacht.

Milestones für Outsourcing Projekte:

  • Kick Off Sourcing Strategie
  • Baseline und Business Case (Assets, Mengen, Kosten, Verträge, Risk Management,interne Due Diligence)
  • RFP
  • Provider Selektion
  • Bewertung der Angebote
  • Short List Selektion
  • Verhandlungen (2 bis 3 Service Provider)
  • Due Diligence „Provider“
  • Vertrag
  • Sign Off Transition (inklusive Systemdokumentation, Betriebshandbuch)
  • Operation FMO

Pönale:

Es ist sinnvoll nicht nur die vereinbarten KPIs mit einer Pönale zu versehen, sondern auch das Transition Projekt entsprechen zu pönalisieren.

Beispiel:

Aktuelles Beispiel Flughafen Berlin Verzug (Mitte 2012 auf Anfang 2013?) für Inbetriebnahme von mindestens 6 Monate = Auswirkungen auf Umzug, Operation, Manpower und Kosten und vermutlich noch Rechtsansprüche von Airlines und Reisebüros wegen Verzug.

Provider Management

Prozesse und Abhängigkeiten für das Provider Management und die Steuerung der einzelnen Services.

 Provider Management Top Level Prozesse und Aktivitäten:

  • Customer Relation
  • Supplier Management
  • Vendor Management
  • Service Level Requirements (Business needs)
  • Service Katalog und KPIs
  • RACI Matrix (SLA)
Provider Management und Sourcing Prozesse

Provider Management und Sourcing Prozesse

IT Sourcing Lifecycle Model

IT Sourcing Lifecycle Model

Das Sourcingmodell wird in die folgenden drei Haupt-Phasen unterteilt:

Sourcing Phasen für IT Outsourcing

ITO Sourcing Phasen

 

Phase 1 (Vorbereitung):

  • Sourcing Strategie
  • Roadmap
  • Entscheidungsfindung

Phase 2 (Ausschreibung und Verhandlung):

  • RFI
  • SLA und KPIs
  • RFP
  • Evaluation
  • Selektion Service Provider
  • Vertragsverhandlungen mit dem Service Provider über Cloud Service Modelle.

Phase 3 (Umsetzung):

  • Transition
  • ITIL Prozesse
  • Transfer Assets
  • Transfer Knowledge & Dokumentation
  • Transfer Lizenzen (je nach Sourcing)
  • Kündigung Wartung- und Supportverträge
  • Aufbau Systemlandschaft und Funktionalität

Technische Umsetzung der verhandelten Verträge, SLA und Servicekatalog in die vereinbarte Betriebsumgebung (z.B. virtueller Client). In der Transition Phase erfolgt meistens einen Release des Workplaces und die Bereinigung des Software Portfolio.

 

Ihre Beratung bei Sourcing Strategie, ITO-Verhandlungen und Transition Management durch 1×1 – Sourcing GmbH

1x1 Sourcing GmbH

IT Sourcing Lifecycle Model

IT Sourcing Lifecycle Model

Vertrags Strukturen

Maintenance & Support Verträge

Folgende Themengebiete werden unter den Wartungs- & Support Verträge verstanden:

  1. Facility Management

  • Rechenzentren Betrieb
  • Energie
  • Kälte / Abwärme
  • Überwachung und Alarmierung
  • Gebäude Sicherheit

IT Infrastruktur

  • Hardware Wartungsverträge (pro Hersteller oder über 3rd Party)
  • Hardware Supportverträge (pro Hersteller oder über 3rd Party)

Software und Tools

  • Lizenz Verträge (pro Hersteller oder über 3rd Party)
  • Wartungsverträge (pro Hersteller oder über 3rd Party)
  • Supportverträge (pro Hersteller oder über 3rd Party)

Die Verträge können auch über so genannte Dienstleister wie z.Bsp. Software Lizenzierung, Wartung gebündelt und entsprechend optimiert werden.

Bei Wartungsverträge ist es zum Teil von Vorteil die Wartung- und Supportleistungen über ein spezialisiertes Unternehmen (SPOC Funktion) einzukaufen und zu Bündeln, dabei können die vereinbarten Serviceleistungen und die Kosten wesentlich optimiert werden.

Mittels Einsatz und Umsetzung einer SOA Architektur in der IT lassen sich die Systeme und Applikationen Standardisieren und es müssen Überlegungen angestellt  werden, in wie weit ist es sinnvoll Ersatzgeräte respektive Testgeräte zu beschaffen und gleichzeitig die Wartungskosten (Risk Management bei Reaktionszeiten etc.) zu reduzieren.

Mit einer sinnvollen Sourcing Strategie (Out-, Insourcing, Near Shoring  etc.) können auch wesentliche Reduktionen von CAPEX und OPEX von xx % erzielt werden und Themen wie Business Continuity Management (BCM), Dual RZ Strategie, Skalierung Server & Storage etc. mit vertretbaren Aufwände realisiert werden.

1×1 – Sourcing GmbH für Beratung von Sourcing und Provider Management Themen

Die Wartungskosten (OPEX) bewegen sich je nach Produkte und Hersteller zwischen ca. 15% bis ca. 25% p.a. der getätigten Investitionen (CAPEX)!

Optimierungen von Wartung- und Supportverträge:

  • Standardisierung IT Systeme (SOA)
  • Verringerung der Komplexität (Interface, SW Versionen, etc.)
  • Zentrale Beschaffung
  • Lifecycle Management (Hardware, Software)
  • Service Katalog
  • Optimierung Wartungsverträge
  • Riskmanagement
  • Ausfallszenarios
  • Business Impact Analysis (BIA)
  • Business Continuity Management (BMC)

Vertragsmanagement für Provider Management

Vertrags Management:

Um das „operative“ Geschäft innerhalb eines Informatik Betriebes optimal zu gestalten, sind folgende Vertragsschwerpunkte zu berücksichtigen:

  • Maintenance & Support Verträge
  • Infrastruktur Verträge
  • Applikations Management & Support Verträge
  • Software Lizenz Verträge
Provider Management and Sourcing Contracts

Provider Management and Sourcing Contracts


Optimierung Service Leistungen:

Je nach IT Strategie und Sourcing Schnitt der eingekauften oder erbrachten Service-Dienstleistungen kann die Vertragskonstruktion wesentlich optimiert, die Schnittstellen minimiert und die einzelnen Risiken verteilt werden.

Service für IT Strategie und Provider -Management:

Consulting for Sourcing Strategie and Provider Management